Indiana Health Centers, Inc.

NOTICE OF PRIVACY PRACTICES
This notice describes how medical information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. Please review it carefully.

YOUR RIGHTS: When it comes to health information, you have certain rights. This section explains your rights and some of our responsibilities to help you.

You have the right to:

• Get a copy of your paper or electronic medical record
• You can ask to see or get an electronic or paper copy of your medical record and other health information we have about you. Ask us how to do this.
• We will provide a copy or a summary of your health information, usually within 30 days of your request. We may charge a reasonable, cost-based fee.
• Ask us to correct your medical record
• You can ask us to correct health information about you that you think is incorrect or incomplete. Ask us how to do this.
• We may say “no” to your request, but we’ll tell you why in writing within 60 days.
• Request confidential communications.
• You can ask us to contact you in a specific way (for example, home or office phone) or to send mail to a different address.
• We will say “yes” to all reasonable requests.
• Ask us to limit what we use or share
• You can ask us not to use or share certain health information for treatment, payment, or our operations. We are not required to agree to your request, and we may say “no” if it would affect your care.
• If you pay for a service or health care item out-of-pocket in full, you can ask us not to share that information for the purpose of payment or our operations with your health insurer. We will say “yes” unless a law requires us to share that information.
• Get a list of those with whom we’ve shared information
• You can ask for a list (accounting) of the times we’ve shared your health information for six years prior to the date you ask, who we shared it with, and why.
• We will include all the disclosures except for those about treatment, payment, and health care operations, and certain other disclosures (such as any you asked us to make). We’ll provide one accounting for a year for free but will charge a reasonable, cost-based fee if you ask for another one within 12 months.
• Get a copy of this privacy notice
• You can ask for a paper copy of this notice at any time, even if you have agreed to receive the notice electronically. We will provide you with a paper copy promptly.
• Choose someone to act for you
• If you have given someone medical power of attorney or if someone is your legal guardian, that person can exercise your rights and make choices about your health information.
• We will make sure the person has this authority and can act for you before we take any action.
• File a complaint if you feel your rights are violated
• You can complain if you feel we have violated your rights by contacting us using the information at the beginning of this document.
• You can file a complaint with the US Department of Health and Human Services Office for Civil Rights by sending a letter to 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, calling 1-877-696-6775, or visiting hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.
• We will not retaliate against you for filing a complaint

YOUR CHOICES: For certain health information, you can tell us your choices about what we share. If you have a clear preference for how we share your information in the situations described below, talk to us. Tell us what you want us to do, and we will follow your instructions.

In these cases, you have both the right and choice to tell us to:

• Share information with your family, close friends, or others involved in your care
• Share information in a disaster relief situation
• Include your information in a hospital directory
• If you are not able to tell us your preference, for example if you are unconscious, we may go ahead and share your information if we believe it is in your best interest. We may also share your information when needed to lessen a serious and imminent threat to health or safety.
• In these cases, we never share your information unless you give us written permission:
• Marketing purposes
• Sale of your information
• Most sharing of psychotherapy notes
• In the case of fundraising:
• We may contact you for fundraising efforts, but you can tell us not to contact you again.
• OUR USES AND DISCLOSURES: How do we typically use or share your health information? We typically use or share your health information in the following ways:
• To Treat You: We can use your health information and share it with other professionals who are treating you. Example: A doctor treating you for an injury asks another doctor about your overall health condition.
• To run our organization: We can use and share your health information to run our practice, improve your care, and contact you when necessary. Example: We use health information about you to manage your treatment and services.
• To bill for your services: We can use and share your health information to bill and get payment from health plans or other entities. Example: We give information about you to your health insurance plan so it will pay for your services.
• How else can we use or share your health information? We are allowed or required to share your information in other ways – usually in ways that contribute to the public good, such as public health and research. We have to meet many conditions in the law before we can share your information for these purposes. For more information, see: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/index.html.
• Help with public health and safety issues
• We can share health information about you for certain situations such as:
• Preventing disease
• Helping with product recalls
• Reporting adverse reactions to medications
• Reporting suspected abuse, neglect, or domestic violence
• Preventing or reducing a serious threat to anyone’s health or safety
• Do research
• We can use or share your information for health research
• Comply with the law
• We will share information about you if state or federal laws require it, including with the Department of Health and Human Services if it wants to see that we’re complying with federal privacy law.
• Respond to organ and tissue donation requests
• We can share health information about you with organ procurement organizations.
• Work with a medical examiner or funeral director
• We can share health information with a coroner, medical examiner, or funeral director when an individual dies.
• Address workers’ compensation, law enforcement, and other government requests
• We can use or share health information about you:
• For workers’ compensation claims
• For law enforcement purposes or with a law enforcement official
• With health oversight agencies for activities authorized by law
• For special government functions such as military, national security, and presidential protective services
• Respond to lawsuits and legal actions
• We can share health information about you in response to a court or administrative order, or in response to a subpoena.
• IHC has a compliance line available to take complaints or grievance from patients or employees. The IHC ComplianceLine is available 24 hours a day. All reports to the ComplianceLine may be anonymous without fear of retaliation. Information is treated confidentially, subject to the limits imposed by the law. Careful efforts will be made to ensure investigations are handled appropriately.
  Log into:
  Complianceline.com/login
  Or call:(877) 813-9158

OUR RESPONSIBILITIES

• We are required by law to maintain the privacy and security of your protected health information.
• We will let you know promptly if a breach occurs that may have compromised the privacy or security of your information.
• We must follow the duties and privacy practices described in this notice and give you a copy of it.
• We will not use or share your information other than as described here unless you tell us we can in writing. If you tell us we can, you may change your mind at any time. Let us know in writing if you change your mind.
• For more information see: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html.
• CHANGES TO THE TERMS OF THIS NOTICE
• We can change the terms of this notice, and the changes will apply to all information we have about you. The new notice will be available upon request, in our office, and on our website.
• OCTOBER 2022
  This Notice of Privacy Practices applies to the following organizations:
  All Indiana Health Centers locations
  Chief Compliance Officer – Nicole Meyer, MBA
  (317) 576-1335
  nmeyer@ihcinc.org

Su información.

Sus derechos.

Nuestras responsabilidades.

Esta notificación describe cómo puede utilizarse y divulgarse su información media, y cómo puede acceder usted a esta información.

SUS DERECHOS: Cuando se trata de su información médica, usted tiene ciertos derechos.

• Obtener una copia en formato electrónico o en papel de su historial medico
  • Puede solicitar que le muestren o le entreguen una copia en formato electrónico o en papel de su historial medico y otra información médica que tengamos de usted. Pregúntenos cómo hacerlo.
  • Le entregaremos una copia o un resumen de su información médica, generalmente dentro de 30 días de su solicitud. Podemos cobrar un cargo razónable en base al costo.
• Solicitarnos que corrijamos su historial medico
  • Puede solicitarnos que corrijamos la información médica sobre usted que piensa que es incorrecta o esta incomplete. Pregúntenos cómo hacerlo.
  • Podemos decir “no” a su solicitud, pero le daremos una razón por escrito dentro de 60 días.
• Solicitar Comunicaciónes confidenciales
  • Puede solicitarnos que nos comuniquemos con usted de una manera específica (por ejemoplo, por teléfono particular o laboral) o que enviemos la correspondencia a una dirección diferente.
  • Le diremos “si” a todas las solicitudes razónables.
• Solicitarnos que limitemos lo que utilizamos o compartimos
  • Puede solicitarnos que no utilicemos ni compartamos determinada información médica para el tratamiento, pago o para nuestras operaciones. No estamos obligados a aceptar su solicitud, y Podemos decir “no” si esto afectara su atención.
  • Si paga por un servicio o artículo médica por cuenta propia en su totalidad, puede solicitarnos que no compartamos esa información con el propósito de pago o nuestras operaciones con su aseguradora médica. Diremos “si” a menos que una ley requiera que compartamos dicha información.
• Recibir una lista de aquellos con quienes hemos compartido información
  • Puede solicitar una lista (informe) de las veces que hemos compartido su información médica durante los seis anos previous a la fecha de su solicitud, con quien la hemos compartido y por que.
  • Incluiremos todas las divulgaciones except aquellas sobre el tratamiento, pago y operaciones de atención médica, y otras divulgaciones determinadas (cómo cualquiera de las que usted nos haya solicitado hacer). Le proporcionaremos un informe gratis por ano pero cobraremos un cargo razónable en base al costo si usted solicita otro dentro de los 12 meses.
• Obtener una copia de esta notificación de privacidad
  • Puede solicitar una copia en papel de esta notificación en cualquier momento, incluso si acordo recibir la notificación de forma electronica. Le proporcionaremos una copiaen papel de inmediato.
• Elegir a alguien para que actúe en su nombre
  • Si usted le ha otorgado a alguien la representacion médica o si alguien es su tutor legal, aquella persona puede ejercer sus derechos y tomar decisions sobre su información médica.
  • Nos aseguraremos de que la persona tenga esta autoridad y pueda actuar en su nombreantes de tomar cualquier medida.
• Presentar una queja si considera que se violaron sus derechos
  • Si considera que hemos violado sus derechos, puede presenter una queja comunicandose con nosotros por medio de la información de la pagina 1.
  • Puede presenter una queja en la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos enviando una carta a: Department of Health and Human Services, 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, llamando al 1-800-368-1019 o visitando hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/factsheets_spanish.html, los ultimos dos disponibles en espanol.
  • No tomaremos represalias en su contra por la presentacion de una queja.

SUS OPCIONES: Para determinada información médica, puede decirnos sus decisions sobre que compartimos. Si tiene una preferencia clara de cómo compartimos su información en las situaciones descritas debajo, comuniquese con nosotros. Diganos que quiere que hagamos, y seguiremos sus instrucciones.

• En estos casos, tiene tanto el derecho cómo la opcion de pedirnos que:
  • Compartamos información con su familia, amigos cercanos u otras personas involucradasen su atención.
  • Compartamos información en una situacion de Alivio en caso de una catastrophe.
  • Incluyamos su información en una directorio hospitalario.

Si no puede decirnos su preferencia, por ejemplo, si se encuentra inconsciente, Podemos seguir Adelante y compartir su información si creemos que es para beneficio propio. Tambien Podemos compartir su información cuando sea necesario para reducer una amenaza grave e inminente a la salud o seguridad.

• En estos casos, nunca compartiremos su información a menos que nos entregue un permiso por escrito:
  • Propósitos de mercadeo.
  • Venta de su información.
  • La mayoria de los casos en que se comparten notas de psicoterapia.
• En el caso de recaudacion de fontos:
  • Podemos comunicarnos con usted por temas de recaudacion, pero puede pedirnos que no lo volvamos a contactar.

NUESTROS USOS Y DIVULGACIONES: Por lo general, cómo utilizamos o compartimos su información médica? Por lo general, utilizamos o compartimos su información médica de las siguientes maneras.

• Tratamiento: Podemos utilizer su información médica y compartirla con otros profesionales que lo esten tratando. Ejemplo: Un medico que lo esta tratando por una lesion le consulta a otro doctor sobre su estado de salud general.
• Dirigir nuestra organizacion: Podemos utilizer y divulger su información para llevar a cabo nuestra practica, mejorar su atención y comunicarnos con usted cuando sea necesario. Ejemplo: Utilizamos información médica sobre usted para administrar su tratamiento y servicios.
• Facturar por sus servicios: Podemos utilizer y compartir su información para facturar y obtener el pago de los planes de salud y otras entidades. Ejemplo: Entregamos información acerca de usted a su plan de Seguro medico para que este pague por sus servicios.

DE QUE OTRA MANERA PODEMOS UTILIZAR O COMPARTIR SU INFORMACIÓN MÉDICA? Se nos permite o exige compartir su información de otras maneras (por lo general, de maneras que contribuyan al bien publico, cómo la salud publica e investigaciones médicas). Tenemos que reunir muchas condiciones legales antes de poder compartir su información con dichos propósitos. Para mas información, visite: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/factsheets_spanish.html, disponible en espanol.

• Ayudar con asuntos de salud publica y seguridad
  • Podemos compartir su información médica en determinadas situaciones, cómo:
    • Prevencion de enfermedades.
    • Ayuda con el retiro de productos del mercado.
    • Informe de reacciones adversas a los médicamentos.
    • Informe de sospecha de abuso, negligencia o violencia domestica.
    • Prevencion o reduccion de amenaza grave hacia la salud o seguridad de alguien.
  • Realizar investigaciones médicas
    • Podemos utilizer o compartir su información para investigacion de salud.
  • Cumplir con la ley
    • Podemos compartir su información si las leyes federales o estatales lo requieren, incluyendo compartir la información con el Departamento de Salud y Servicios Humanos si este quiere comprobar que cumplimos con la Ley de Privacidad Federal.
  • Responder a las solicitudes de donacion de organos y tejidos
    • Podemos compartir su información médica con lasorganizaciones de procuracion de organos.
  • Trabajar con un medico forense o director funerario
    • Podemos compartir información médica con un official de investigacion forense, medico forense o director funerario cuando un individuo fallece.
  • Tratar la compensacion de trabajadores, el cumplimiento de la ley y otras solicitudes gubernamentales
    • Podemos utilizer o compartir su información médica:
      • En reclamos de compensacion de trabajadores.
      • A los fines de cumplir con la ley o con un personal de las fuerzas de seguridad.
      • Con agencias de supervision sanitaria para las actividades autorizadas por ley.
      • En el caso de funciones gubernamentales especiales, cómo los servicios de proteccion presidencial, seguridad nacional y servicios militares.
    • Responder a demandas y acciones legales
      • Podemos compartir su información médica en respuesta a una orden administravita o de un tribunal o en respuesta a una citacion.

IHC tiene una linea de conformidad disponible para recibir quejas de pacientes o empleados. La linea de conformidad de IHC esta disponible las 24 horas del dia. Todos los informes a la linea de conformidad pueden ser anonimos sin temor a represalias. La información se trata de forma confidencial, sujeta a los limites impuestos por la ley. Se haran todos los esfuerzos necesarios para garantizar que las investigaciones se manejen de manera adecuada.

Entre a (inicie sesion): complianceline.com/login

Llame a: (877) 813-9158

NUESTRAS RESPONSABILIDADES

• Estamos obligados por ley a mantener la privacidad y seguridad de su información médica protegida.
• Le haremos saber de inmediato si ocurre un incumplimiento que pueda haber comprometido la privacidad o seguridad de su información.
• Debemos seguir los deberes y practicas de privacidad descritas en esta notificación y entregarle una copia de la misma.
• No utilizaremos ni compartiremos su información de otra manera distinta a la aqui descrita, a menos que usted nos diga por escrito que Podemos hacerlo. Si nos dice que Podemos, puede cambiar de parecer en cualquier momento. Haganos saber por escrito si usted cambia de parecer.

Para mayor información, visite: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/factsheets_spanish.html, disponible en espanol.

Cambios a los terminus de esta noficacion

Podemos modificar los terminos de esta notificación, y los cambios se aplicaran a toda la información que temenos sobre usted. La nueva notificación estara disponible segun se solicite, en nuestra oficina, y en nuestro sitio web.

Esta Notificación de Practicas de Privacidad se aplica a las siguientes organizaciones:

All Indiana Health Centers Locations

Chief Compliance Officer – Nicole Meyer, MBA

(317) 576-1335

nmeyer@ihcinc.org